第五章 行政與營運流程

5.1 採購制度

5.1.1 目的

建立有效、透明的採購制度，確保公司取得之物料與服務具備品質、價格與交期之合理性。

5.1.2 採購原則

• 採購需求應經部門主管事前核准
• 超過特定金額（如 10,000 元）應取得 2~3 家比價單
• 優先選擇經評估合格之長期合作廠商（經採購審查表登錄）

5.1.3 採購流程

1. 使用部門提出《請購單》
2. 主管審核需求、預算與急迫性
3. 採購部門執行詢價、比價或議價
4. 確定供應商後下訂單（需簽核）
5. 交貨完成 → 驗收 → 核對發票
6. 交由財務進行付款處理

5.1.4 注意事項

• 與家族或利害關係人有關之廠商需申報
• 紅單急件需補單備查，並備註理由

5.2 品質管理

5.2.1 品質政策

• 品質第一，效率第二，成本為後
• 發現異常即時通報、記錄、分析與改善

5.2.2 管理範圍

• 原料進貨檢驗（IQC：Incoming Quality Control）
• 生產過程抽驗與記錄（PQC：Process Quality Control）
• 成品出貨前全檢 / 抽驗（OQC：Outgoing Quality Control）
• 客訴回饋之處理與分析

5.2.3 相關制度

• 訂有《品質異常處理SOP》、《客訴處理流程》
• 每月由品保部召開一次內部品質檢討會議

5.3 出貨流程

5.3.1 目的

確保出貨產品準時、正確並完整，避免遺漏或錯誤造成損失與客訴。

5.3.2 作業流程

1. 業務人員確認客戶訂單與交期
2. 倉儲單位依排程準備貨品
3. 生管或品保進行出貨前檢查（含標籤、包裝）
4. 開立出貨單與送貨單

5. 配送方式：

   • 自送 → 交由行政安排司機
   • 委外物流 → 需記錄運送單號與物流單據
6. 回傳簽收單並歸檔，業務完成銷售結案

5.3.3 注意事項

• 出貨流程中如發現錯品、短件，應立即中止出貨並回報主管
• 每月由業務/倉儲回顧一次出貨異常記錄